Ao se planejar um grande evento, o organizador de festas se preocupa em listar todos os materiais e equipamentos necessários na montagem do salão de festas, como palcos, pistas de dança, box truss, coberturas, telões, iluminação decorativa e outros itens que não são dispensáveis quando pensamos em preparar uma comemoração digna de elogios. Então, o ideal é começar a planejar o aluguel de equipamentos de som e iluminação alguns meses antes da realização do evento para que tudo dê certo e não seja necessária nenhuma correria de última hora.
Mesmo que nas grandes cidades existam muitas empresas de locação de material e outros equipamentos eletrônicos, é sempre aconselhável agendar o aluguel dos aparelhos com bastante antecedência porque sempre há uma grande demanda. Além disso, é preciso que o local da comemoração seja inspecionado para se confirmar se realmente comporta a instalação de toda a aparelhagem. Os funcionários da empresa contratada devem conhecer em detalhes o local e verificar como se dará a montagem e desmontagem de todos os equipamentos, especialmente os de maior porte, por exemplo, o box truss, estruturas metálicas muito utilizadas em feiras, desfiles de moda, casamentos e formaturas em espaços maiores.
Se o salão de eventos for em um espaço aberto, é indicada a locação de coberturas para garantir a segurança dos convidados durante a celebração e também para evitar que eles sejam pegos de surpresa caso ocorra alguma intempérie do tempo. Os telões e TV’s de plasma são outros acessórios sempre muito apreciados por quem pretende organizar uma comemoração. Enquanto os convidados se divertem, os telões podem apresentar vídeos musicais ou mesmo fotos e vídeos dos anfitriões, no caso de uma cerimônia de casamento.